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O que seria um ambiente perfeito quando falamos de eventos? Seria um lugar que transmita segurança aos convidados? Um lugar que permita que eles relaxem e curtam de verdade o momento? Um lugar que permita a interação do seu público e conceda a eles a possibilidade de desfrutar de tudo o que se evento oferece? Nesta semana separamos algumas dicas que vão ajudá-lo a criar uma atmosfera legal. Não há nenhuma ação única ou segredo, mas sim um combinado de ações cuidadosamente planejadas e pensadas que vão garantir um ambiente bacana para você e seus convidados. Confira!
1. Escolha bem os seus fornecedores
Após fazer o seu planejamento, será preciso levantar qual tipo de apoio você vai precisar. É ideal que você conte com a ajuda de fornecedores de confiança e que te darão suporte antes, durante e após a realização do evento. Por isso, escolha fornecedores com boas recomendações e experiência comprovada. Esteja em constante comunicação com eles, esclareça prazos e cronograma, defina o papel de cada um, divulgue a programação do evento (principalmente em caso de seminários e/ou conferências).
Com uma boa comunicação com seus parceiros e uma estratégia bem definida você será capaz de definir perfeitamente as ações para garantir um ambiente perfeito e agradável ao público, o que tornará o seu evento uma ocasião memorável.
2. Escolha o lugar certo
Decidir por um bom local na hora de fazer o seu evento vai propiciar um ambienta mais agradável. Mas como escolher? Você precisa encontrar o lugar certo, ou seja, aquele que se encaixa perfeitamente ao tipo do evento que está produzindo, seja um congresso, uma feira ou um Workshop. Garanta que o seu local tenha espaço suficiente para acomodar todos os seus convidados confortavelmente (um lugar lotado desanima qualquer um). Escolha um local que esteja em uma região bem localizada e de fácil acesso (fique atento se há rede de transportes na região). Um estacionamento amplo para os participantes pode fazer toda a diferença também, pois assim eles ficaram menos preocupados e estressados em achar uma vaga. Se o seu evento se estenderá por mais um dia, pense na viabilidade de fechar um pacote incluindo alojamento, refeição e transporte Confira mais dicas sobre o assunto já falamos sobre isso por aqui.
3. Prepare uma recepção amigável
A primeira impressão é a que fica. Quem nunca ouviu isso? Por isso invista em uma equipe de recepção que irá receber os seus convidados de forma solícita e alegre. Se o seu evento tiver área para credenciamento, você precisa de uma equipe ágil e disposta a solucionar todos os problemas (filas grandes para credenciamento é desanimador). Seu staff precisará ter simpatia para receber os convidados com uma calorosa saudação, estar adequadamente uniformizado e bem informado sobre as instalações, programação, e outros assuntos. Lembre-se de contratar um número de pessoas suficiente para registro e entrega de flyers de programação ou material. Uma quantidade aconselhável é de 1 staff para cada 50 pessoas. Se é uma conferência ou congresso, você certamente precisará de mais ajudantes.
4. Dê uma atenção especial à iluminação
Uma iluminação (e som) adequada ao seu evento é uma ótima estratégia para tornar o ambiente mais agradável. Conte com um bom profissional para te ajudar nesta tarefa. Ele irá criar uma atmosfera ideal através de jogos de luz, cores e intensidade. Tudo isso terá uma impacto visual surpreendente sobre o seu público.
Entre as técnicas a serem utilizadas, estão: LEDs espalhados pelo teto, chão, palco, etc; jogos de luz com o uso de globo de luz giratório; projeções de vídeos, entre outras tecnologias disponíveis no mercado.
Certifique-se que o seu fornecedor esteja ciente de toda programação para escurecer o ambiente quando necessário ou usar efeitos para deixar o lugar mais intimista e acolhedor, caso esteja promovendo um jantar. Uma iluminação adequada pode transformar um ambiente e fornecer a energia necessária para o sucesso do seu evento.
5. A trilha sonora
Procure ser eclético ao escolher as músicas do seu evento para agradar o gosto de todos, mas lembre-se de adequar o estilo ao tipo de evento. Se for uma festa em uma boate, as músicas agitadas são as mais recomendadas. Se o evento é um almoço de negócio, uma música clássica em baixo volume é mais que o ideal. Em casos de premiações, vale apostar em hits famosos ao chamar os vencedores ao palco. O essencial é ter a sua playlist fechada para todo o evento bem antes do início do mesmo e fechar com o seu staff para deixá-la rolar assim que os primeiros convidados forem chegando.
6. Bebidas e alimentos
É difícil atender o gosto de todos ao definir um menu, mas tente optar por aqueles produtos mais populares e atuais (nada de ser exótico). Se está promovendo um jantar você também pode perguntar formalmente (por meio de convite) ou informalmente a opinião de seus convidados e se algum deles possui alguma restrição alimentar (vegetarianos, alergias, etc). Forneça água em todas as mesas e em qualquer tipo de evento; faça um estoque extra de comida e certifique-se que há assentos para todos os convidados e que eles estão sendo servidos bem. Inclusive, contrate uma boa equipe de garçons para que ninguém fique esperando horas por uma bebida.
Se você fará um brunch ou almoço durante um Congresso, tome cuidado para não colocar alimentos muito pesados e sobremesas exageradas em seu menu. Isto será uma tortura para os participantes que terão que enfrentar outra metade do evento e estar atentos às informações. Prefira alimentos leves e saudáveis. Outra sugestão é tentar incluir ingredientes regionais no cardápio para surpreender os convidados de outra região.
7. Providencia a infraestrutura com antecedência
Se você optou por um espaço que não tem toda infraestrutura desejada para realização do evento, combine com o seu fornecedor de preparar o espaço com os elementos necessários bem antes dos convidados chegarem – nesta hora tudo deve parecer em ordem e no lugar. Para isso, trabalhe em constante contato com seus fornecedores e estabeleça prazos e cronograma.
Fique atento para preparar o local com assentos adequados para duração do evento e dispostos de forma correta. Por exemplo, se é uma conferência (mesa redonda), faça um layout que possibilite uma dinâmica maior entre os participantes. Se é uma festa mais descontraída e livre, certifique-se que as cadeiras e mesas não estão atrapalhando o trânsito dos convidados pelo local.
Considere que todas as pessoas precisam ter uma visão clara sobre o palco, então considere as linhas de visão do público e se for necessário, providencia telões, televisões e faça um palco mais alto. Além da infraestrutura, lembre-se de testar (junto com o operador de áudio e vídeo) todos os vídeos, power points ou outras apresentações que serão feitas durante o evento. Prepare sua equipe operacional com todos os horários e scripts necessários para o perfeito andamento da cerimônia.
8. Aposte em um bom mestre de cerimônia
Escolha com cuidado o seu anfitrião, afinal será ele o responsável por conversar com o seu público e assumir o controle da situação na ocorrência de problemas. O mestre de cerimônia define a atmosfera do evento e deve estar alinhado ao objetivo do evento. Para a escolha certa, faça anotações daqueles mestres que chamarem sua atenção em eventos que você participar e peça recomendações para parceiros e colegas de profissão.
Em caso de eventos empresariais, pode acontecer do anfitrião ser um diretor ou CEO da empresa. Neste caso, prepare-o para estabelecer o tom perfeito da conversa com o público: sério, descontraído, imparcial, e conceda a ele todas as informações pertinentes ao objeto da ação (lançamento de produto, ajuda à Instituição, etc).
Lembre-se: um bom anfitrião é aquele que captura a atenção do público e é capaz de criar um ambiente divertido e de interação.
9. Invista em decoração
Usar alguns artifícios para deixar o ambiente mais leve e bonito é uma boa opção para melhorar atmosfera do local. Aposte em flores, toalhas bonitas, velas, um bom aparelho de jantar, tijelas com balas ou biscoitinhos, água durante todo o processo. Certamente seus convidados vão amar a gentileza! Para eventos corporativos, procure trazer as cores da empresa para a decoração.
Importante! Ao decorar o espaço, procure sair do senso comum e trazer algo diferente para a sua ação (a tecnologia pode ser útil).
10. Diga “Obrigado” e “Até logo”
Você se dedicou ao máximo para criar um ambiente perfeito, mas se esqueceu de agradecer a presença e se despedir dos seus convidados. Erro gravíssimo! Dizer “até logo” e agradecer quem prestigiou a sua ação é um gesto simpático e passa a sensação de continuidade.
Lembre seu staff de recolher todas as pesquisas de avaliação respondidas. O feedback do seu público é essencial para o participante se sentir ouvido, você ter um retorno do investimento e poder melhorar o próximo evento.
Outra sugestão é se despedir com um brinde ou presente (pode ser doce, um enfeite ou um acessório unissex – vai depender da sua verba) juntamente com o seu cartão de negócios ou da sua empresa.
Para cuidar de todos os pontos acima, você vai precisar contar com a ajuda de profissionais de eventos e específicos de cada área. Garantimos que uma atmosfera perfeita é certeza de sucesso. Não tem erro, por isso aposte nestas dicas!
Fonte: Produzindo eventos
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